Documentos necessários para inventário extrajudicial: checklist completo

Documentação é o que separa um inventário que sai em 2 meses de um que arrasta por 6. Não tem mistério: o tabelião não vai lavrar nada sem a papelada completa. E cada documento que falta é uma volta ao cartório, uma viagem, uma nova certidão a pagar.

Por isso vale começar por aqui. Antes de pensar em prazo ou custo, organize a documentação. Se você chegar com tudo pronto, o procedimento anda.

💡 Antes de começar: vale resolver uma dúvida que costuma aparecer cedo — se inventário extrajudicial precisa mesmo de advogado e qual o papel dele em cada etapa. Essa decisão muda inclusive quem vai ser responsável por solicitar parte das certidões abaixo.

1. Documentos do falecido

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  Certidão de óbito — original ou cópia autenticada. Tem que estar atualizada (algumas comarcas exigem expedição recente).
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  RG e CPF do falecido — cópias. Se o RG sumiu, a certidão de óbito serve como referência.
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  Certidão de casamento — atualizada. Se o falecido era divorciado, viúvo ou solteiro, a certidão precisa refletir o estado civil correto na data do óbito.
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  Comprovante de endereço do último domicílio — qualquer conta de luz, água ou telefone dos últimos meses anteriores ao falecimento.
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  Pacto antenupcial, se houver — documento que estabelece o regime de bens do casamento. Importante pra definir a partilha.

2. Documentos dos herdeiros

Cada herdeiro precisa entregar a documentação dele.

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  RG e CPF — cópias.
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  Certidão de nascimento ou casamento atualizada — pra comprovar o vínculo com o falecido. Se um herdeiro é casado, anexa também a certidão de casamento atualizada do herdeiro.
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  Comprovante de endereço atual — conta recente em nome do herdeiro.
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  Profissão — declaração ou comprovante (carteira de trabalho, contrato social).
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  Pacto antenupcial do herdeiro casado, se houver — define o regime de bens.
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  Procuração, se algum herdeiro não puder comparecer pessoalmente. A procuração precisa ser por instrumento público (lavrada em cartório).

3. Certidões negativas do falecido

São as certidões que comprovam que o falecido não tinha dívidas pendentes com o poder público. Sem elas, o tabelião não lavra a escritura.

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  Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal — emitida online pelo portal do e-CAC. Cobre tributos federais e contribuições previdenciárias.
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  Certidão Negativa do INSS — em geral integrada à da Receita Federal, mas alguns casos exigem certidão específica.
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  Certidão Negativa Estadual — emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde o falecido residia. Cobre ICMS, IPVA e ITCMD.
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  Certidão Negativa Municipal — da prefeitura do município do último domicílio. Cobre IPTU e ISS. Se o falecido tinha imóveis em outros municípios, é preciso uma certidão de cada prefeitura.
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  Certidão Negativa da Justiça do Trabalho — emitida pelo TST. Comprova que não há ações trabalhistas pendentes contra o falecido.
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  Certidão Negativa da Justiça Federal — emitida pelo TRF da região. Comprova ausência de processos federais.

Se aparecer débito em qualquer uma dessas certidões, o procedimento trava. É preciso quitar ou parcelar antes de seguir.

4. Documentos dos imóveis

Pra cada imóvel que entra no inventário.

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  Matrícula atualizada — emitida pelo cartório de registro de imóveis. Tem validade de 30 dias na maioria dos cartórios.
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  Carnê de IPTU do ano corrente — pra comprovar o valor venal usado no cálculo do ITCMD.
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  Certidão negativa de débitos municipais do imóvel — emitida pela prefeitura. Mostra que não há IPTU atrasado.
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  Habite-se, quando aplicável — pra imóveis com construção averbada. Se a construção não está averbada, pode ser preciso fazer a averbação antes do inventário.
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  Avaliação do imóvel — pode ser pelo valor venal do IPTU ou por avaliação específica, dependendo do estado.

5. Outros bens (se houver)

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  Veículos — CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo) atualizado. Avaliação pela tabela FIPE.
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  Contas bancárias e investimentos — extratos atualizados, comprovando saldos na data do óbito.
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  Quotas de empresa — contrato social atualizado e comprovação do valor patrimonial.
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  Bens de família e objetos pessoais de valor — joias, obras de arte, coleções, declarados quando relevantes pro inventário.

6. ITCMD pago

Por último, mas obrigatório: o ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis) precisa estar calculado e pago antes da lavratura. Em São Paulo, conforme a Lei 10.705/00, a alíquota é de 4% sobre o valor dos bens transmitidos.

O cálculo é feito pelo advogado em conjunto com o tabelião. O pagamento é feito na rede bancária, mediante guia gerada pela Secretaria da Fazenda.

Documentos opcionais que podem ser exigidos

Dependendo do caso, o tabelião pode pedir documentos adicionais.

Se há herdeiro com sobrenome diferente: documento que comprove a filiação (geralmente a certidão de nascimento atualizada já basta).

Se há herdeiro estrangeiro: documentos consulares e tradução juramentada.

Se há cônjuge sobrevivente: escritura de inventário pode envolver meação (metade dos bens comuns), o que altera a forma de cálculo do ITCMD.

Se o falecido tinha empresa: contrato social, balanço patrimonial e certidões negativas da empresa.

Dica final

Quase todas as certidões podem ser tiradas online. Receita Federal, INSS, Justiça do Trabalho, Justiça Federal — tudo pelo computador. O que demora mais costuma ser a certidão de óbito atualizada e a matrícula do imóvel, especialmente se forem de outros estados.

A boa notícia: o advogado faz tudo isso pra você. Você só precisa entregar os originais e cópias do que tem em mãos. O resto é trabalho de escritório.

Se você está em Piracicaba ou região, costumamos cuidar das certidões da prefeitura, do registro de imóveis e da Sefaz-SP diretamente — você só fornece a documentação pessoal e do falecido. Veja o atendimento de inventário extrajudicial em Piracicaba.

Perguntas frequentes

Quanto tempo as certidões valem?

A maioria tem validade de 30 a 90 dias, dependendo do órgão emissor. Por isso vale juntar todas próximas do momento da lavratura.

O que acontece se aparecer dívida do falecido depois?

As dívidas são pagas com o patrimônio inventariado, até o limite da herança. Se a dívida aparece depois da escritura, os herdeiros respondem proporcionalmente, mas só até o valor que receberam.

Posso fazer o inventário sem todos os documentos?

Não. O tabelião não lavra escritura sem a documentação completa. Mas o advogado pode iniciar o trabalho enquanto os documentos faltantes são providenciados.

Quanto custa cada certidão?

A maioria das certidões federais é gratuita. As estaduais e municipais variam por estado, mas costumam ficar entre R$ 20 e R$ 80 cada. As certidões de cartórios (óbito, casamento) custam entre R$ 40 e R$ 120 por documento.